Personalbeurteilungen sind arbeitsplatzrelevant und dürfen sowohl während als auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses im Personaldossier aufbewahrt werden. Die Bearbeitung und Aufbewahrung der Beurteilung ist insbesondere für die Angestellten von grossem Interesse, da sie bis zum Ablauf der Verjährungsfrist einen Anspruch auf ein Schlusszeugnis haben. Die Verjährungsfrist beträgt nach vorherrschender Auffassung 10 Jahre (Art. 127 Obligationenrecht, OR). Dies bedeutet, dass der oder die Arbeitnehmende ein Zeugnis 10 Jahre nach seiner Ausstellung noch gerichtlich anfechten kann. Beim Verfassen eines Arbeitszeugnisses kommen in der Regel nur die zwei letzten Mitarbeiterbeurteilungen in Frage. Frühere Beurteilungen sind regelmässig aus dem Personaldossier zu entfernen und zu vernichten.
Der Personaldienst benötigt in der Regel für die Erfüllung seiner üblichen Geschäfte die Gesamtheit der Beurteilung (Persönlichkeitsprofil) nicht. Aus Lohnbewirtschaftungsgründen ist er jedoch berechtigt, das Endresultat einer Mitarbeiterbeurteilung beizuziehen. Er darf darüber hinaus in Ausnahmefällen und aufgrund besonderer Pflichten weitere Informationen aus dem Qualifikationsgespräch benutzen, sofern dies aus organisatorischen Gründen nötig ist.
Mitarbeiterbeurteilungen müssen demzufolge grundsätzlich in einem verschlossenen Couvert im Personaldossier aufbewahrt werden. Was die informatikunterstützte Bewirtschaftung der Mitarbeiterbeurteilungen betrifft, wird die Verschlüsselung der elektronischen Qualifikationsformulare sowohl bei der Übermittlung als auch in der entsprechenden Datenbank empfohlen.
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