Das hybride Arbeitsmodell, das eine Kombination aus präsenzbasiertem Arbeiten im Büro und Telearbeit im Homeoffice darstellt, ist im Schweizer Arbeitsrecht nicht explizit normiert. Dennoch unterliegt das hybriden Arbeitsmodell den geltenden arbeitsrechtlichen Bestimmungen, insbesondere dem Obligationenrecht (OR), dem Arbeitsgesetz (ArG) sowie dem Datenschutzgesetz (DSG). Die Implementierung eines solchen Modells muss diese gesetzlichen Anforderungen sorgfältig berücksichtigen, um eine rechtskonforme Gestaltung der Arbeitsverhältnisse zu gewährleisten.
Gemäss Art. 319 ff. OR ist der Arbeitsort ein wesentlicher Bestandteil des Arbeitsvertrags. Die Einführung eines hybriden Arbeitsmodells sollte daher schriftlich im Arbeitsvertrag oder in einer ergänzenden vertraglichen Vereinbarung festgehalten werden. Diese Zusatzvereinbarung sollte detailliert die Rechte und Pflichten beider Parteien im Hinblick auf die Regelung des Arbeitsorts und der damit verbundenen Modalitäten definieren.
Wichtige Aspekte sind:
Arbeitsort: Die Vereinbarung sollte klar regeln, an welchen Tagen im Homeoffice oder im Büro gearbeitet wird und in welchem Umfang den Arbeitnehmenden Flexibilität gewährt wird.
Arbeitsmittel: Es muss geregelt werden, welche Arbeitsmittel (z.B. Laptop, Monitor) vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden und wer für deren Wartung verantwortlich ist. Diese Regelung ist essenziell, um klare Verantwortlichkeiten festzulegen.
Kostentragung: Vereinbarungen zur Kostenübernahme, insbesondere zu den durch das Arbeiten im Homeoffice entstehenden Kosten (z.B. Internet, Strom), sind ebenfalls erforderlich (vgl. Art. 327a OR).
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die gesetzlichen Arbeits- und Ruhezeiten zu überwachen und sicherzustellen, auch wenn die Arbeitsleistung teilweise im Homeoffice erbracht wird. Dies umfasst insbesondere:
Arbeitszeiterfassung: Der Arbeitgeber ist verpflichtet, eine verlässliche Erfassung der Arbeitszeit sicherzustellen. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gemäss Art. 46 ArG i.V.m. ArGV1 73 ff. gilt uneingeschränkt auch im Homeoffice. Digitale Zeiterfassungssysteme können hierbei ein geeignetes Mittel darstellen, um eine präzise Dokumentation der Arbeitszeiten zu gewährleisten.
Pausen und Ruhezeiten: Die Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Pausen- und Ruhezeiten gemäss Art. 15 ff. ArG ist auch im Homeoffice sicherzustellen. Arbeitgeber sollten ihre Arbeitnehmenden explizit über diese Vorschriften informieren und darauf hinwirken, dass diese auch eingehalten werden.
Gemäss Art. 328 OR hat der Arbeitgeber eine umfassende Fürsorgepflicht gegenüber seinen Arbeitnehmenden, die auch den Gesundheitsschutz im Homeoffice umfasst. Der Arbeitgeber ist zwar nicht verpflichtet, den heimischen Arbeitsplatz regelmässig zu kontrollieren, jedoch besteht eine Informationspflicht sowie eine Unterstützungspflicht, um die Gesundheit der Arbeitnehmenden zu schützen.
Ergonomie: Der Arbeitgeber sollte seine Arbeitnehmenden über ergonomische Arbeitsplatzgestaltung aufklären und bei Bedarf geeignete Arbeitsmittel (z.B. ergonomische Stühle oder Schreibtische) zur Verfügung stellen, um gesundheitlichen Beeinträchtigungen vorzubeugen.
Psychische Gesundheit: Um einer sozialen Isolation der Arbeitnehmenden entgegenzuwirken, sollte der Arbeitgeber regelmässige virtuelle oder präsenzbasierte Meetings einplanen. Der soziale Austausch ist ein wichtiger Bestandteil der psychischen Gesundheit, und regelmässige Check-ins können helfen, psychischen Belastungen vorzubeugen.
Gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, alle notwendigen Auslagen zu tragen, die im Zusammenhang mit der Erfüllung der Arbeit entstehen. Diese Kostentragungspflicht ist ein zentraler Aspekt des hybriden Arbeitsmodells und sollte präzise geregelt werden, um mögliche Konflikte zu vermeiden.
Internet- und Stromkosten: Die Kosten für Internet und Strom im Homeoffice sind als notwendige Auslagen zu betrachten, sofern die Arbeit regelmässig von zu Hause aus erfolgt. Der Arbeitgeber muss diese Kosten entweder vollständig oder anteilig übernehmen. Es empfiehlt sich, vertragliche Regelungen zur Höhe und zum Modus der Erstattung festzulegen. Dies könnte beispielsweise durch eine monatliche Pauschale oder durch eine Erstattung der nachgewiesenen tatsächlichen Kosten geschehen. Dabei sind insbesondere der Umfang der Nutzung sowie die Angemessenheit der entstandenen Kosten zu berücksichtigen.
Arbeitsmittel: Der Arbeitgeber ist gemäss Art. 327 OR verpflichtet, notwendige Arbeitsmittel bereitzustellen oder deren Kosten zu tragen. Dies schliesst nicht nur die Anschaffung der Arbeitsmittel (z.B. Laptop, Monitor, Maus), sondern auch deren Wartung und Reparatur mit ein. Die Verpflichtung zur Kostentragung erstreckt sich darüber hinaus auf die Bereitstellung von Zubehör, das zur Erfüllung der Arbeitspflichten notwendig ist, wie beispielsweise ergonomische Bürostühle oder Schreibtische.
Vertragliche Klarstellungen: Um Unklarheiten zu vermeiden, ist es ratsam, im Arbeitsvertrag oder in einer ergänzenden Vereinbarung detaillierte Regelungen zur Kostentragung zu treffen. Dies betrifft sowohl die Bereitstellung von Arbeitsmitteln als auch die Erstattung von laufenden Kosten wie Internet und Strom. Eine fehlende Regelung kann zu Streitigkeiten führen, die gegebenenfalls gerichtlich geklärt werden müssten.
5. Datenschutz und Datensicherheit
Das revidierte Datenschutzgesetz (DSG), das am 1. September 2023 in Kraft getreten ist, stellt strenge Anforderungen an die Verarbeitung von Personendaten. Diese Anforderungen gelten uneingeschränkt auch für die Arbeit im Homeoffice.
Technische und organisatorische Massnahmen (TOM): Der Arbeitgeber ist verpflichtet, technische und organisatorische Massnahmen zu ergreifen, um die Sicherheit der verarbeiteten Daten zu gewährleisten. Dazu gehört unter anderem die Nutzung verschlüsselter Verbindungen (z.B. VPN), die Verwendung sicherer Passwörter sowie regelmässige Sicherheitsupdates.
Sensibilisierung der Mitarbeitenden: Arbeitnehmende müssen regelmässig über datenschutzrechtliche Anforderungen informiert und geschult werden, um sicherzustellen, dass die Vertraulichkeit von Unternehmens- und Personendaten auch im Homeoffice gewahrt bleibt.
Die Überwachung der Arbeitsleistung der Mitarbeitenden im Homeoffice unterliegt den Anforderungen des Art. 26 ArGV3. Überwachungsmassnahmen sind nur dann zulässig, wenn sie zur Sicherheit oder Kontrolle der Arbeitsleistung erforderlich sind. Sie dürfen keinesfalls unverhältnismässig sein oder ausschliesslich der Verhaltenskontrolle dienen.
Verhältnismässigkeit: Der Einsatz von Überwachungssoftware muss verhältnismässig und auf das notwendige Minimum beschränkt sein, um die Persönlichkeitsrechte der Arbeitnehmenden zu wahren. Eine kontinuierliche Überwachung ist unzulässig und könnte eine Verletzung des Persönlichkeitsschutzes darstellen.
Transparenz: Jegliche Überwachungsmassnahmen müssen gegenüber den Arbeitnehmenden transparent gemacht werden. Die Mitarbeitenden müssen darüber informiert werden, welche Daten erhoben werden, zu welchem Zweck dies geschieht und wie lange die Daten gespeichert werden.