Viele Unternehmen sind unsicher, welche Daten wie lange aufbewahrt werden dürfen oder müssen. Dabei gilt: Eine pauschale Frist für alle HR-Daten existiert nicht – es kommt auf die Datenkategorie und die rechtliche Grundlage an.
Die wichtigsten Eckpunkte:
Bewerbungsunterlagen: Ablehnungen nach 3–4 Monaten löschen – ausser der Bewerber stimmt ausdrücklich einer längeren Aufbewahrungsfrist zu (vgl. auch Art. 8 GlG)
Finanzielle Ansprüche (z.B. Lohn, Ferienlohn, Überstunden): 5 Jahre (Art. 128 Abs. 3 OR)
Arbeitszeugnis-relevante Daten: bis zu 10 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses (Art. 127 OR)
Geschäftsbuchrelevante Daten (z.B. Buchungsbelege) : 10 Jahre (Art. 958f OR)
Rechtsstreitigkeiten: Verfahrensrelevante Unterlagen dürfen bis zum Ende der Rechtsstreitigkeit aufbewahrt werden.
Seit Inkrafttreten des revidierten Datenschutzgesetzes (01.09.2023) sind Arbeitgeber verpflichtet, die Aufbewahrungsdauer oder die Kriterien zu deren Festlegung im Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten zu dokumentieren (Art. 12 Abs. 2 DSG). Die Dauer der Aufbewahrung ist somit entweder unmittelbar (z.B. fünf Jahre) oder mittelbar mittels der sie bestimmenden Kriterien (z.B. gesellschafsrechtliche Aufbewahrungsfristen, Interesse an Beweisführung) festzuhalten. Auch das Auskunftsrecht umfasst neu die Aufbewahrungsdauer der Personendaten oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien zur Festlegung dieser Dauer (Art. 25 Abs. 2 lit. d DSG).
Legen Sie klare Fristen pro Datenkategorie fest (z. B. Bewerbungen, Zeugnisdaten, Lohndaten).
Bereinigen Sie Personaldossiers regelmässig – veraltete oder irrelevante Dokumente müssen gelöscht werden.
Beschränken Sie den Zugriff auf HR-Daten auf wenige, berechtigte Personen.
Dokumentieren Sie die Fristen DSG-konform im Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten.