Ein Arbeitszeugnis ist oft Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses noch entscheidend, z.B. bei Bewerbungen, internen Wechseln oder beruflichen Nachweisen. Doch was gilt, wenn das Original beschädigt wurde, verloren ging oder aus einem anderen Grund nicht mehr vorhanden ist?
Nach geltendem Recht hat der Arbeitnehmer grundsätzlich Anspruch auf ein Ersatzzeugnis. Dieser Anspruch besteht auch dann, wenn er den Verlust oder die Beschädigung selbst verschuldet hat. Massgebend ist der Zeugnisanspruch nach Art. 330a OR. In der Praxis wird der Anspruch auf Ausstellung eines Ersatzzeugnisses während zehn Jahren nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses anerkannt.
Das Ersatzzeugnis darf nicht als «Duplikat», «Kopie» oder «Ersatzzeugnis» gekennzeichnet werden. Eine solche Kennzeichnung könnte bei Dritten den unzutreffenden Eindruck erwecken, der Arbeitnehmer sei unzuverlässig oder habe mit dem Zeugnis etwas «nicht in Ordnung» gemacht. Das wäre mit dem Grundsatz des wohlwollenden Zeugnisses kaum vereinbar.
Grundsätzlich ist das Ersatzzeugnis deshalb mit dem Datum des ursprünglichen Arbeitszeugnisses zu versehen und von denselben Personen zu unterzeichnen, welche bereits das Original unterzeichnet haben. Sind diese Personen nicht mehr für die Arbeitgeberin tätig oder nicht mehr zeichnungsberechtigt, muss das Zeugnis von aktuell zuständigen Personen unterzeichnet werden; in diesem Fall ist das Datum der Ersatzausstellung sachgerecht. Ein verlorenes Arbeitszeugnis ist kein Rechtsverlust. Arbeitgeber sollten Ersatzzeugnisse korrekt, neutral und ohne stigmatisierende Hinweise ausstellen.